Se încarcă pagina...
Scenariu: conferinta tech 1200 participanti, 5 formulare separate cu CFP finalizare 27% si check-in cu coada 35 min → Megaforms cu consolidare, asistent pas-cu-pas, voce si webhook check-in → CFP finalizare 94% si volum 3.8×, check-in 4 min, sondaj post-eveniment 57% raspuns, +8 pachete sponsor noi. Cifre ilustrative bazate pe functionalitati.
Conferinta anuala de tehnologie atragea ~1200 participanti, 80 vorbitori si 35 sponsori. Procesul de inregistrare era spart in 5 formulare separate (Eventbrite pentru bilete, Google Forms pentru CFP vorbitori, Typeform pentru sponsori, Mailchimp pentru newsletter, JotForm pentru voluntari). Echipa organizatorica gestiona 5 conturi, 5 panouri de control diferite si o foaie de calcul masiva care incerca sa centralizeze totul. Datele se duplicau in 3 locuri si erau adesea inconsistente. Pe partea participantilor, completarea unui CFP (Call for Papers) cu 22 intrebari era atat de obositoare incat 73% din vorbitori potentiali abandonau formularul la jumatate. Sponsorii, care plateau pachete de 5000-25000 EUR, primeau acelasi tip de formular generic ca un voluntar — fara identitate vizuala adaptata, fara intrebari personalizate pe nivelul pachetului. Dupa eveniment, sondajul de reactii (NPS + CSAT + intrebari deschise) era trimis 2 saptamani mai tarziu cu Mailchimp si avea rata de raspuns 11% — prea putin pentru a justifica decizii pentru editia urmatoare. In plus, ziua evenimentului, check-in-ul la intrare se facea cu liste tiparite si stilou, ducand la cozi de 35 minute la deschidere.
Consolidare in Megaforms cu 5 formulare in acelasi cont (bilete, CFP vorbitori, sponsori, voluntari, sondaj post-eveniment), fiecare cu identitate vizuala unica adaptata audientei (CFP cu paleta tehnica, sponsori cu paleta premium, voluntari cu paleta accesibila), asistent pas-cu-pas pentru CFP (3 sectiuni de cate 7-8 intrebari cu salveaza si continua mai tarziu), formular cu voce pentru vorbitorii care vor sa explice tema verbal (transcriere automata atasata la dosar pentru comitetul de selectie), logica conditionala pentru sponsori (intrebari diferite per pachet — bronz/argint/aur/platina), integrare cu sistemul de check-in prin webhook (codul QR pe bilet declanseaza check-in instant), si urmarire UTM pe toate formularele pentru a sti din ce canal au venit. Sondajul post-eveniment trimis cu email automat la 18 ore dupa final, cu formular cu voce pentru intrebarile deschise.
⏱ Time to value: 4 zile (inscriere → 5 formulare in productie + integrare check-in)
"Cea mai mare schimbare a fost CFP-ul. Anul trecut am avut 110 aplicatii de vorbitor, anul asta 420. Calitatea s-a imbunatatit pentru ca am putut alege dintr-un pool mult mai mare. Iar sondajul cu voce dupa eveniment ne-a dat material pentru o ora de discutii in echipa — oamenii vorbesc cu energie despre ce le-a placut sau ce ar schimba, ceva ce un sondaj scris nu surprinde niciodata.
Lead OrganizatorConferinta anonima (verifica Q3 2026), Conferinta tech anuala din Cluj (anonima)
Setup în 2 min. Niciun card cerut.
Începe gratuit