Integrare Telegram Bot: notificări instant pentru fiecare răspuns

De ce Telegram și nu email

Email-urile de notificare se pierd în inbox-ul cu 200 de mesaje pe zi. Telegram, în schimb, e aplicația folosită deja zilnic de echipele tale (în MD/RO și CIS, 80%+ business folosesc Telegram intern). Notificările apar instant cu sunet distinct, sunt grupabile pe canale tematice (un canal per chestionar sau pe vertical client), pot fi forwardate ușor și au search bun. Latența medie Megaforms → Telegram = 1.2 secunde de la submit la notificare primită pe telefonul tău.

Pasul 1: creează botul cu @BotFather

Deschide Telegram, caută „@BotFather” (oficial, bifa albastră) → /start → /newbot. BotFather îți cere un nume afișat (poate fi „Notificări Clinică Dr. Popescu” — vede public) și un username unic care trebuie să se termine în „_bot” (ex: „clinica_popescu_notify_bot”). Dacă username-ul e liber, primești un mesaj cu token-ul botului: șir de forma „6234567890:AAEhBp7-randomstring123”. COPY token-ul — îl introduci în Megaforms la pasul 3. Token-ul e parola botului tău; NU îl pune în git public, NU îl trimite în clear pe email.

Pasul 2: obține chat ID-ul (privat sau grup)

Trei scenarii: (A) Vrei notificările pe contul tău personal — trimite manual orice mesaj („salut”) botului tău proaspăt creat, apoi accesează în browser „https://api.telegram.org/bot[TOKEN]/getUpdates” → în răspunsul JSON găsești câmpul „chat.id” (un număr pozitiv, ex 145872193). (B) Vrei notificări într-un grup cu echipa — adaugă botul ca membru al grupului, scrie „/start@username_bot” în grup, apoi același endpoint getUpdates → chat.id va fi un număr negativ (ex -100123456789 pentru supergroup). (C) Vrei pe un canal Telegram public/privat — adaugă botul ca administrator (cu drept „Post messages”), apoi același endpoint.

Pasul 3: conectează botul cu Megaforms

Deschide chestionarul tău în editor → tab „Integrări” → secțiunea Telegram → toggle „Activează notificări Telegram”. Apare formular cu două câmpuri: „Bot token” (paste șirul de la BotFather) + „Chat ID” (paste numărul de la pasul 2). Click „Salvează & testează”. Megaforms trimite imediat un mesaj de test („Notificare test Megaforms · [data] · chestionar [nume]”) pe acel chat. Dacă îl primești, salvarea e validată; dacă nu, vezi mesaj de eroare specific (token greșit, bot blocat în grup, chat ID invalid).

Personalizare mesajelor (template)

Default-ul trimite toate câmpurile răspunsului formatate ca text. Dacă vrei format custom: în setări integrare bifează „Custom template” și scrie șablonul Markdown Telegram. Variabile disponibile: {{name}}, {{phone}}, {{email}}, {{question.1}}, {{question.2}}, etc, plus {{form_url}} și {{response_id}}. Exemplu pentru sales: „NEW LEAD HOT · {{name}} · {{phone}} · interes: {{question.3}} · sursa: {{question.5}}”. Suportă bold cu *text*, italic cu _text_, link [click](url).

Filtrare condiționată (notifică doar dacă)

Pentru chestionare cu volum mare unde nu vrei spam la toate răspunsurile, configurezi reguli „notify_if”: doar dacă score quiz >= 70, sau doar dacă question.1 == „interesat de demo”, sau doar dacă completion = true (skip parțiale). Settings integrare → „Filtre” → adaugă regulile. Folosesc același sistem de operatori ca conditional logic (eq, in, gt, contains).

Multi-canal (un chestionar → mai multe chat-uri)

Cazul tipic: lead-uri hot merg pe canal sales, lead-uri reci merg pe canal marketing, completarea formularului de bug-report merge pe canal devs. Adaugă mai multe integrări Telegram pe același chestionar, fiecare cu chat_id-ul ei și filtrele ei. Megaforms procesează toate paralel.

Rate limit Telegram (anti-flood)

Telegram limitează botul la 30 mesaje/secundă către utilizatori unici și 20 mesaje/minut per grup. Pentru chestionare cu sub 100 răspunsuri/zi nu vei atinge limita niciodată. Pentru spike-uri (campanie virală cu 5000 răspunsuri în 10 minute) Megaforms face automat coadă cu retry exponential 1s/5s/25s/2min — nu pierzi notificări, doar întârzie la rate limit. Vezi statusul în Settings → Integrări → tab „Logs” cu toate trimiterile reușite/eșuate ultimele 30 zile.

Probleme frecvente

„Bot trimite mesaj de test dar nu și pe răspunsuri reale” → verifică că formularul e publicat (status active, nu draft). „Telegram zice forbidden: bot was blocked” → user-ul a dat block la bot; șterge integrarea sau cere user-ului unblock. „Notificările sosesc cu întârziere 10+ minute” → de obicei probleme la Telegram API în acea regiune; verifică status.telegram.org. „Vreau imagine în notificare” → nu suportăm încă attachments în notificări, doar text Markdown; pe roadmap Q3.